Aprenda a Administrar Melhor seu Tempo

como administrar melhor o tempoDia desses, um dos meus clientes que é Gerente Financeiro de uma empresa de médio porte, me questionou sobre algo que, atualmente, é um dos piores, se não o maior, problema de executivos, analistas, freelancers, enfim, de todos nós, mortais trabalhadores. rs

“Como administrar melhor o tempo e entregar mais resultados?”.

Trabalho com este cliente há um bom tempo. Ele começou no meu serviço de Coach em Grupo e, depois de alguns meses, passou para o Coach Individual. Sua evolução está sendo fantástica =)

A primeira queixa foi sobre suas reuniões improdutivas que são solicitadas para resolver problemas de projetos. Comentei que isso estava diretamente ligado na gestão do tempo e, sugeri que ele analisasse o artigo que meus amigos facebookianos deixaram suas impressões pessoais a partir de um post o qual questionei como resolver este problema.

Meu assunto com ele foi o “tempo”. Na verdade, sua atitude pró-ativa, fez sacar seu smarthphone e ler o artigo naquela mesma hora. Concordou com alguns pontos, principalmente na questão prazo para finalizar os encontros.

Pessoal, “Tempo é Dinheiro”. Para quem ainda não assistiu, recomendo o filme “O Preço do Amanhã”, onde as pessoas precisam comprar tempo para permanecerem vivas, literalmente, faz jus à expressão popular.

Vou listar algumas dicas que foram essenciais à ele e para a maioria dos meus clientes. Vale ressaltar sobre a importância em analisar cada uma delas e como irão lhe beneficiar. As dicas são um caminho e como utilizá-las para seu benefício, cabe a você escolher a melhor maneira:

– Tenha o hábito de planejar sua semana. Faça isso no Sábado ou Domingo e não na Segunda- Feira pela manhã. Neste dia, vai ser tarde demais;

– Tenha o hábito de planejar apenas 70% do seu dia. Deixe os 30% para urgências, fogos, e pedidos em cima da hora que você tem certeza que será impossível delegar ou adiar;

– Delegue. Se faz algo que outra pessoa pode fazer no seu lugar, você não está sendo produtivo. Foque nos assuntos que apenas você pode gerenciar e ganhe tempo para outros mais estratégicos;

– Tenha um determinado horário para ler e-mails. Utilize um bom filtro anti-spam.

– Os principais programas de e-mail têm uma ferramenta para organizar as categorias de cada mensagem. Você pode organizar, por exemplo: Finalizado, Pendente, Aguardando Resposta, Importante, etc.

– No final do dia, quando fizer uma verificação da sua Caixa de Entrada, você irá focar nos e-mails que estão na cor amarela (aguardando resposta, para mim) e também na vermelha (pendente, para mim). Irá resolver os assuntos e, limpar sua caixa de entrada para que no dia seguinte, esteja tudo em ordem;

– Defina prioridades. Faça uma planilha de Excel, por exemplo, com tudo o que irá fazer no dia. Lembre-se: Não coloque mais do que você comporta, pois se sentirá mal, o cérebro vai assimilar que “não conseguiu”.

– Você sabe quantas horas utiliza para uma determinada tarefa? Tenha em mente um valor aproximado. Será mais fácil para incluí-la ou não na agenda. Seja assertivo quando lhe  questionarem: “Consegue entrar ainda hoje?”

– Diga “não”.  Não dá para salvar a pátria e muito menos abraçar o mundo.

Espero ter ajudado.

Por ser um assunto complexo, mas presente constantemente em nossa vidas, vale a pena desenvolvê-lo.

Sugestão de leitura: http://www.christianbarbosa.com.br – livro: A Tríade do Tempo – Editora: Campus.

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